Kā saīsināt darba nedēļu? Diskutē “RIGA COMM 2022” HR Tech konferencē!
2022-10-06
Efektīvs darbs vairs nav svešs jēdziens biroju darbiniekiem. Daudzi sapņo par īsāku darba dienu vai darba nedēļu. Bet, lai ieviestu kādu no šīm lietām, ir jāprot efektīvi plānot savu laiku, jānodrošina darbu automatizācija un jāsaprot, no kuriem darbiem ir iespējams atteikties.
Lai nedaudz vairāk iepazītos ar šo tēmu, uz sarunu aicinājām Intu Bušu, gudra darba vēstnesi, podkāsteri un Rīgas Stradiņa universitātes lektori. Inta ikdienā vada uzņēmumu “BSMS”, kurā periodiski ieviesusi 6 h darba dienu, un ir iekļauta jauno līderu sarakstā “Forbes 30 under 30”. Viņu varēs satikt 6. oktobrī pasākumā “RIGA COMM 2022” HR Tech konferencē.
Kas būtu svarīgākais uzņēmumam, lai varētu ieviest 6 h darba dienu?
Uzņēmuma “BSMS” pieredzē 6 stundu darba laika ieviešana ļāva pārskatīt un optimizēt savus iekšējos procesus. Tomēr, lai to izdarītu, ļoti svarīgs ir sagatavošanās periods. Pirmkārt, iekšējai komunikācijai ir jābūt skaidrai un caurspīdīgai. Darbiniekiem ir jābūt skaidrībai, kāds ir projekta nodoms un mērķis, kas viņiem mainīsies ikdienas procesos un kāda ir viņu loma kopējā procesā. Otrkārt, stundu samazināšanai ir jāveicina uzņēmuma produktivitāte, nevis tā jāsamazina. Līdz ar to ir jāpārskata procesi un rīki, lai efektivizētu, atteiktos no liekām darbībām un automatizētu. Līdz ar stundu samazināšanos, ir jāmainās arī darba apjomam, jo darbiniekiem nav jāstrādā “ātrāk”, bet gan efektīvāk. Mērķis ir atmest liekos darbus un pārskatīt, pilnveidot procesus, lai strādātu gudrāk. Vadībai ir jābūt atvērtiem, jāuzklausa un jāanalizē process.
Kā darbiniekus motivēt būt efektīvākiem? Vai tam ir nepieciešamas kādas zināšanas vai tikai labas laika plānošanas prasmes?
Nevar darbiniekiem tikai pateikt “esiet efektīvāki” – īsāka darba laika ieviešana skar visu uzņēmuma kultūru, attieksmi, motivāciju, apmierinātību ar darbu, atbilstību un kompetences amatam. Sagatavošanās laikā ir jāveic vairāki svarīgi uzdevumi individuālajā komandu un uzņēmuma līmenī.
Makrolīmeņa uzdevumi ir saistīti ar uzņēmuma iekšējo procesu “veselību” un darāmo uzdevumu apjomu, radot veselīgu, motivējošu un pozitīvu darba vidi. “BSMS/ Norstat Latvia” veiktajā aptaujā secināms, ka Latvijā 28% tieši uzsver iekšējo procesu sakārtotību kā būtisku aspektu savai produktivitātei – cik tie ir skaidri saprotami un efektīvi, atvieglojot ikdienas darbu. Gandrīz, kā tik pat svarīgs aspekts, tiek nosaukts – atgriezeniskā saite starp vadītājiem un darbiniekiem, un tieši šis ir aspekts, kas, ja atbilstoši organizēts, ļauj saklausīt, kas ir tās lietas, ko darbinieki grib mainīt, kas traucē vai apgrūtina ikdienu. Dažkārt tas var būt kaut kas neliels kā lēns dators, ko var aizstāt ar citu. Lai to izdarītu, uzņēmuma vadībai ir jāsakārto iekšējie procesi un jāpaveic visi darāmie darbi, kuri ietekmē uzņēmuma efektivitāti ilgtermiņā.
Individuālajā līmenī arvien vairāk tiek runāts par darbu jēgpilnību, sevišķi šis ir īpaši svarīgi jaunākajām paaudzēm, un vispārējo apmierinātību ar darba pienākumiem, ikdienas uzdevumiem. Pēc BSMS/ Norstat Latvia datiem katrs piektais gan apmierinātību ar uzdevumiem, gan kultūras un vadītāja lomu uzsver kā īpašus aspektus savas produktivitātes ietekmei. Tātad darbinieka produktivitāte samazinās, ja ikdienas uzdevumi nerada gandarījumu vai, ja ar kolēģiem nav veiksmīgas attiecības.
Kā jūs plānojat savu darba dienu? Ar kādām grūtībām visbiežāk saskaras cilvēki, kuri vēlas saīsināt savu darba dienu?
Es katras svētdienas vakarā pārskatu nākamās nedēļas kalendāru, izvērtējot galvenās trīs līdz piecas prioritātes, kuras pierakstu savā plānotājā. Tie ir apmēram trīs mērķi, kuru sasniegšana ir kritiska, lai nedēļa būtu bijusi produktīva. Kā arī katras darba dienas rītā atveru kalendāru un izskatu dienas grafiku, izceļot svarīgākos un obligāti paveicamos uzdevumus.
Ir skaidrs, ka bez robežu novilkšanas ir ļoti viegli it kā visu dienu kaut ko darīt, bet tā arī neveikt tos uzdevumus, kuriem ir vislielākā ietekme ilgtermiņā. Darīt sīkumus. Es regulāri ieplānoju kalendārā apmēram stundu garu periodu, kad fokusēti pievēršos kādam konkrētam, būtiskam uzdevumam, nevis operatīvo “ugunsgrēku dzēšanai” vai e-pastu rakstīšanai. Kolēģi zina, ka šajā laikā es neesmu pieejama, kā arī es cenšos noslēgt visur notifikācijas, lai patiešām netraucēti un fokusēti varētu paveikt konkrēto uzdevumu.
Runājot par problēmām, varu izcelt trīs, manuprāt, izteiktākās:
- Nav padomāts par potenciālajiem šķēršļiem un savlaicīgi ieplānoti risinājumi. Piemēram, ir 6 h darba laiks, bet kāds kolēģis neplānoti nevar ierasties darbā vairākas dienas.
- Nomācoši liels darba apjoms un resursu trūkums. Piemēram, pārejot uz 6h darba laiku, pirmajā reizē neiesaku eksperimentu organizēt gada saspringtākajā biznesa periodā.
- Nav skaidrs rīcības plans. Man personīgi, ieviešot uzņēmumā 6 h darba laiku, bija saraksts ar sasniedzamajiem rezultātiem, pilnveidojamajiem procesiem pirms un potenciāli arī pēc eksperimenta.
Lai izvairītos no šīm problēmām, ir laicīgi jādomā par to, pirmkārt, no kādām darbībām mēs varam vispār atteikties, otrkārt, kurus darba procesus ir iespējams automatizēt, treškārt, kā mēs citādāk varam pārdalīt resursus un uzdevumus.
Ieteikums cilvēkiem, kuri vēlas savu dienu saplānot produktīvāk.
Puse no uzvaras ir rīcības plāns – ja kaut kas tiek plānots, tad tas jau ir labs signāls, tomēr kā ar ikvienām zināšanām – bez reālas lietošanas tām jēga maza.
Runājot ar uzņēmējiem, kādas ir domas par brīvāku režīmu? Respektīvi, vai galvenais ir padarīts darbs, nevis noteiktu stundu atsēdēšana?
Ir dažādi vadītāji. “BSMS / Norstat” pētījums liecina, ka 6 % Latvijas uzņēmumu vadītāji neļauj saviem darbiniekiem strādāt elastīgā darba režīmā darba laika vai vietas ziņā, jo vienkārši to nevēlas.
Kopumā pandēmija bija būtisks grūdiens šī jautājuma attīstībai Latvijā. Uzņēmumi sāka piekopt darbu attālināti un elastīgā darba režīmā. Visvairāk šo izmantoja IT, bankas un finanšu sektoru uzņēmumi, mazāk izglītības un medicīnas nozarē, kas ir ļoti konservatīvas, ar vāji attīstītu digitalizāciju, IKT, un tas rada zināšanu trūkumu gan darbiniekiem, gan vadītājiem.
Ir arī tādi vadītāji, kuriem ir uzticēšanās problēmas, – viņi vēlas kontrolēt savu darbinieku, projicējot sajūtu, ka darbinieks birojā strādā, bet mājās atpūšas. Ir, protams, vadītāji, kuriem tiešām bijusi slikta pieredze, un es viņus saprotu, bet ir svarīgi:
- neprojicēt to uz visiem darbiniekiem;
- ieviest digitālus rīkus, kas veido caurspīdīgāku uzņēmuma kultūru, piemēram, ieviest automātisku darba stundu uzskaites sistēmu.
Vadītājam ir svarīgi redzēt rezultātu! Ja darbinieks savu darbu paveic no Dubaijas, man tas netraucē, svarīgākais, ka darbs ir izdarīts atbilstoši nosacījumiem un pats darbinieks ir atpūties un apmierināts. “BSMS” kāds no darbiniekiem regulāri piekopj “workation” – strādā attālināti un vakarā atpūšās kādā citā Latvijas vai pasaules vietā.
Daudzi runā par rīta cilvēkiem un to, cik grūti ir iesākt strādāt “pūcēm”. Pasaulē ir mēģināts problēmu risināt ar darba laika pārcelšanu uz nedaudz vēlāku. Kādas ir jūsu domas, novērojumi?
Ir profesijas un nozares, kur nav iespējams izvēlēties strādāt no rīta vai vakarā, bet tur, kur ir iespējams variēt, – kopumā atbalstu elastību darba laika ziņā. Svarīgi, ka ir kādi brīži, kad visa komanda var būt kopā, kad iečekoties vai kad visi ir sasniedzami.
Pati arī esmu “pūce” un bieži vien savu darba dienu sāku 10 vai 11 no rīta. Piemēram, atbildes uz šiem jautājumiem rakstu divos naktī un jūtos labi!
Pusdienu pauze, neatejot no datora – cik produktīvs ir darbs bez pastaigas, atpūtas?
Vispār neatbalstu pusdienošanu pie sava galda. Uzskatu, ka tāda vairāku uzdevumu veikšana neeksistē. Pusdienas ir svarīga dienas sastāvdaļa, un šim procesam ir jābūt apzinātam, jo tie ir divi dažādi uzdevumi. Kā arī uzskatu, ka ēst pie datora ir neētiski, vienalga, vai cilvēks strādā birojā vai no mājām.
Vispār gudrs darbs lielā mērā nozīmē apzinātību – cik ļoti pievēršam uzmanību procesam, ko darām. Nevar tikai autopilotā “maukt”, kā sanāk. Dienas laikā ir jāatvēl laiks atpūtas periodiem, kuros izstaipīties un nodarbināt savas smadzenes ar kaut ko citu, lai turpinātu būt efektīvs visas dienas garumā.
Vairāk par gudru darbu Inta Buša pastāstīs jau 6. oktobrī “RIGA COMM 2022” HR Tech konferencē uz “TVNET GRUPA” skatuves. Konferences noslēgumā Inta par šo tēmu diskutēs kopā ar nozares ekspertiem: Tomu Bļodnieku no “DeskTime”, Anastasiju Ždanovu no “TVNET GRUPA” un Liesmu Rijnieci, kura ir digitalizācijas projektu vadītāja.
Pilna programma: rigacomm.com/program
