Izvēlies piemērotākos rīkus strādāšanai attālināti!

2020-03-26

Lai arī valda dažādi viedokļi un pētījumi par to, vai attālināts darbs ir efektīvs organizācijām un ērts indivīdiem, vīrusa izraisītā krīze darba devējiem un darbiniekiem visā pasaulē liek atteikties no klātienes saskarmes, strauji apgūt jaunas prasmes un kļūt ievērojami digitālākiem. Mūsdienās ir pieejami daudz un dažādi digitālie rīki, kas palīdz strādāt attālināti, veicina digitālu komunikāciju, sadarbību un ļauj ātri iegūt atgriezenisko saiti!

Rudenī Baltijas uzņēmumu pārstāvji sev piemērotus digitālos risinājumus un tehnoloģiju partnerus varēs atrast biznesa tehnoloģiju pasākumā “RIGA COMM”. Bet šobrīd piedāvājam digitālos rīkus komunikācijai un sadarbībai, kas ļaus darbiniekiem strādāt elastīgāk un uzņēmumiem vieglāk, kā arī kiberdrošības ekspertu ieteikumus rīku izvēlei.

Vidējiem un lieliem uzņēmumiem izvēle jāveic centralizēti

Kā visdrošāko risinājumu strādāšanai attālināti possible.lv vadošais pētnieks un IT drošības eksperts Kirils Solovjovs iesaka VPN (virtual private network) jeb uzņēmuma virtuāla privātā tīkla izveidošanu. Šis risinājums ļauj, nesatraucoties par izmantotā bezvadu tīkla uzticamību, droši “nokļūt” darba tīklā un piekļūt visām tajā esošajām sistēmām un dokumentiem tā it kā darbinieks ar datoru atrastos darba telpās. VPN uzstādīšana gan veicama centralizēti, un to vajadzētu uzticēt kompetentam uzņēmuma speciālistam. Taču jāuzsver, ka ikvienā vidējā vai lielā organizācijā lēmumus par jebkādu digitālo rīku izvēli vajadzētu uzticēt IT departamentam vai nodaļai, kas centralizēti izvēlētos ne vien funkcionāli, bet arī no drošības apsvērumiem piemērotākos risinājumus.

Pakalpojuma sniedzēja uzticamība

Veicot digitālo rīku un māķoņpakalpojumu izvēli, noteikti jāizvērtē pakalpojuma sniedzēja un paša pakalpojuma uzticamība – kā pakalpojumu var ietekmēt tās valsts likumdošana, kurā uzņēmums reģistrēts vai fiziska atrodas, vai pakalpojums darbosies bez traucējumiem un tik ilgi, cik tas būs nepieciešams, vai būs pieejams lietotāju atbalsts, vai nepieciešamības gadījumā būs iespējams atgūt pārraidītos/sniegtos datus. Tāpat arī jāizvērtē, vai informācija būs drošībā – vai pakalpojuma sniedzējs ir parūpējies, lai mazinātu iespēju, ka tai piekļūs kāds, kuram tie nav paredzēti, vai dati netiks apzināti nodoti trešajai pusei, vai pastāv iespēja, ka datus kāds var nesankcionēti labot, vai par pakalpojuma drošību ir pietiekami padomāts un tas nevar tikt uzlauzts.

Uzņēmuma datu drošība un pieejamība

No pakalpojumu sniedzēja uzticamības viedokļa paši uzticamākie rīki, protams, ir tie, kas ir bāzēti pašā uzņēmumā vai vismaz par tiem noslēgts individuāls lietošanas līgums. Ja organizācija izvēlas izmantot publiski pieejamu, jau gatavu digitālo rīku, noteikti rūpīgi jāizpēta lietošanas noteikumi un abu pušu tiesības, jo, visticamāk, tie nodrošinās drošu informācijas pārsūtīšanu un nebūs jāsatraucas, ka datiem varēs piekļūt, piemēram, kaimiņi, bet paturēs iespēju pakalpojumu nodrošinātājam pašam izmantot pārsūtītos datus. Izvēloties pakalpojumu piedāvātāju, jāizvērtē arī informācijas saturs – vai tā ir slepena, vai satur sensitīvu informāciju un vai tās nokļūšana ārpus uzņēmuma kontroles var radīt kādas problēmas.

Organizācijām pieejami arī dažādi atvērtā koda risinājumi, ko IT administrators bez maksas uzinstalē uz uzņēmuma servera un uzņēmumam tad nav jāsatraucas par pārsūtīto datu drošību. Kā piemēru eksperts min videokonferenču rīku Jitsi, ko var lietot kā uzticamāku alternatīvu popularitāti guvušajam Zoom.

Skaidra uzņēmuma politika samazina cilvēku pieļautas kļūdas

Ņemot vērā vīrusa izraisīto masveida pielāgošanos attālinātam darbam, katras organizācijas vadībai ir pēdējais brīdis pārskatīt ārkārtējo situāciju un krīzes vadības politikas, lai atbildīgie darbinieku zinātu, kā rīkoties; visticamāk arī nepieciešams veikt ikgadējo politikas pārskatīšanu un atjaunošanu, jo daudzi uzņēmumi par to būs piemirsuši. Lai rūpētos par organizācijas IT infrastruktūras drošību, darbiniekiem noteikti būtu jāatgādina uzņēmuma IT lietotāja uzvedības politika vai vadlīnijas – kāda ir pieļaujama rīcība un ko noteikti nedrīkst darīt izmantojot organizācijas IT tīklus un resursus, tai skaitā e-pastu.

Informācija darbiniekiem par drošības riskiem strādājot attālināti

Uzteicami, ja uzņēmums ir izveidojis arī attālinātā darba politiku, kas pievērš darbinieka uzmanību ne vien tam, vai lietotā ierīce un interneta savienojuma veids ir drošs, bet arī vai fiziskā apkārtne ir droša, piemēram, vai ekrānā notiekošais nav redzams novērošanas kamerās. Ja uzņēmums darbinieku nenodrošina ar drošu un pārbaudītu organizācijas ierīci, IT speciālistam noteikti vajadzētu pārliecināties, vai lietojamā privātā ierīce ir droša un nesatur ļaunatūru. Ja viena un tā pati ierīce tiek lietota gan darba, gan privātām vajadzībām, ieteicams izmantot darba un privāto profilu nodalīšanu, lai novērstu privāto un darba failu sajaukšanos, kā arī mazinātu drošības riskus.

Ieteikumus par IT drošību nodrošina CERT.LV

Informācijas tehnoloģiju drošības incidentu novēršanas institūcija CERT.LV ir sagatvojusi ieteikumus attālinātam darbam ārkārtas situācijas apstākļos par vispārējiem riskiem, apstrādājamās informācijas glabāšanu, tiešsaistes sanāksmēm, VPN drošību, datoriem līdzņemšanai un piekļuves tiesību ierobežojumiem.

CERT.LV sadarbībā ar NIC.LV, Latvijas domēnvārdu reģistra turētāju, ir izveidojuši arī DNS ugunsmūri. Tas ir bezmaksas rīks individuālu lietotāju un organizāciju pasargāšanai no kiberapdraudējumiem, tādiem kā viltus banku lapas, krāpnieciskas tirdzniecības platformas, vīrusus izplatošas vietnes u.c.

Pieejamie rīki

Piekļuve visiem nepieciešamajiem dokumentiem

Bez ērtas piekļuves organizācijas informācijas resursiem attālināts darbs noteikti, ja ne apstātos, tad kļūtu krietni sarežģītāks. Daži no populārākajiem dokumentu dalīšanās un dokumentu vadības rīkiem ir Google Drive, Microsoft Teams, Microsoft Sharepoint, Box un Dropbox.

Virtuālie privātie tīkli (VPN) piekļūšanai visām darba sistēmām un dokumentiem

Uzņēmuma virtuāla privātā tīkla jeb VPN (virtual private network) izveidošana ļauj droši “nokļūt” darba tīklā un piekļūt visām tajā esošajām sistēmām un dokumentiem tā it kā darbinieks ar datoru atrastos darba telpās. Daži no pieejamajiem risinājumiem – NordVPN, ExpressVPN, CyberGhost VPN, Hotspot Shield, Surfshark, PrivateVPN, TunnelBear VPN, IPVanis un Private Internet Access.

Virtuāli privātie tīkli sapulcei

Lai veicinātu strukturētas sarunas, radītu jaunas idejas, nodotu svarīgu informāciju “aci pret aci” pieejami videozvanu un videokonferenču pakalpojumus piedāvā Skype, Zoom, Google Hangouts Meet, Microsoft Teams (ietver Skype for Business), Cisco Webex Meetings, GoToMeeting, Slack, CyberLink U Meeting, BlueJeans Meetings, Jitsi Meet, Whereby un Adobe Connect.

Komandu darba organizēšanai un procesu pārraudzībai

Uzdevumu un projekta vadības un plānošanas rīki ļauj ērti pārvaldīt arī kompleksus procesus ar daudzām iesaistītajām pusēm un sekot uzdevumu izpildes statusam. Populārākie rīki: Asana, Trello, Basecamp, ProofHub, Teamwork, Wrike un Productive.

Iekšējai saziņai un komandas sajūtas veicināšanai

Digitālās platformas un organizāciju iekšējie sociālie tīkli, intraneti, ko uzņēmumi var izmantot gan tieši ar darbu saistītās informācijas apmaiņai, gan iekšējās komunikācijas aktivitāšu īstenošanai ir latviešu Whimsical, Yammer, Jive, Trello, Teamwork, Asana, Bitrix24 un arī Facebook veidotais Workplace.

Tērzēšanai un ātrai saziņai

Ātrai un operatīvai informācijas apmaiņa organizācijas var lietot arī WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram, Signal, Discord, Slack un Google Hangouts Chat.

Darba laika uzskaitei

Programmatūras automātiskai darba laika uzskaitei reāllaikā ļauj uzlabot komandas produktivitāti un fiksēt katram projektam patērētās cilvēkstundas – latviešu Desktime, igauņu Toggl, Hubstaff, Rescuetime, Time Doctor, Timeneye, Harvest, Qbserve, ClockShark un Everhour.

Satura vadībai

Ērtai un vienkāršai organizācijas mājaslapas izveidei un biznesam būtiskās informācijas nodrošināšanai globālajā tīmeklī vari izmantot pieejamos satura vadības rīkus (CMS) WordPress, HubSpot, Joomla!, Drupal, TYPO3 vai Wix.

E-komercijas platformas

Ja uzņēmuma darbība ir preču vai pakalpojumu pārdošana, izvēlies kādu no interneta veikalu platformām – WooCommerce, Shopify, Magento vai PrestaShop.

E-pasta mārketings

Rīki automatizētai e-pastu izsūtīšanai, kas palīdz ērti un vienkārši sazināties ar esošajiem un potenciālajiem klientiem visā pasaulē – latviešu Mailigen by Pipedrive, Smaily, Mailchimp, MailerLite, Salesmango, HubSpot, kā arī ActiveCampaign.

Rīki datu vizualizēšanai

Vienkārsi biznesa inteliģences rīki ērtai datu vizualizācijai, ko piedāvā latviešu uzņēmumi ir Zoomcharts, eazyBI un Flex.bi.

Klientu attiecību vadība (CRM)

Sekmīgai klientu apkalpošanai pieejama šāda programmatūra – Salesforce, Zendesk, MS Dynamics 365, Scoro, Pipedrive, Standard CRM by HansaWorld, SAP CRM, ZohoCRM, Sage CRM, Oracle CRM, Siebel CRM, Bitrix24, SugarCRM, vtiger CRM, Creatio, Meemo, Norgate un amoCRM.

Rīki personālvadībai (HCM)

Pieejami arī pārdomāti rīki personāla piesaistei, darbalaika plānošana un novērtēšanai: latviešu CakeHR by Sage, Sympa HR, MS Dynamics 365, BambooHR, eddyHR, NetSuite SuitePeople, SAP SuccessFactors, Paddle HR, PurelyHR, Zenefits, Bitrix24, PeopleBookHR, Workday, Kronos un Namely.

Risinājumi klientu atbalstam

Rīki un risinājumi, kas ļaus izveidot un uzturēt labākas attiecības ar klientiem: Help Scout, Zendesk, Zoho Desk, Salesforce Service Cloud, Jira Service Desk, Desk.com, Cisco Webex Support, Oracle Service Cloud, TeamSupport, LiveAgent, Freshdesk, Helpjuice, Khoros Care, ConnectWise Manage, Intercom, Groove, un AzureDesk.

„RIGA COMM” ir ikgadējs biznesa un IT nozares pasākums Baltijā, kur uzņēmuma resursu vadības, dokumentu vadības, personāla vadības un drošības sistēmu izstrādātāji un piegādātāji, mākoņpakalpojumu, interneta un digitālā mārketinga pakalpojumu sniedzēji, web risinājumu un mobilo aplikāciju izstrādātāji, kā arī IKT produktu ražotāji piedāvā gatavus un personalizētus risinājumus dažādu nozaru un lieluma uzņēmumiem, pašvaldību iestādēm un organizācijām to efektīvai darbībai.

Sekojiet “RIGA COMM” jaunumiem: facebook, twitter, instagram un linkedin